ദൈനംദിന ഷെഡ്യൂളിംഗ് എളുപ്പമാക്കാൻ ഗൂഗിൾ കലണ്ടറിലെ ഈ ഫീച്ചറുകൾ ഉപയോഗിക്കാം

തന്റെ ദൈനംദിന ദിനചര്യകൾ കൃത്യമായി പ്ലാൻ ചെയ്യാൻ സഹായിക്കുന്ന ഗൂഗിൾ കലണ്ടറിലെ (Google Calendar) ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ചില പ്രത്യേക ഫീച്ചറുകളെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങളാണ് ഇവിടെ പങ്കുവെക്കുന്നത്.

പലപ്പോഴും വലിയ രീതിയിൽ ശ്രദ്ധിക്കപ്പെടാറില്ലെങ്കിലും, ഉപയോക്താക്കളുടെ സമയം വളരെ ലളിതമായി കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ സഹായിക്കുന്ന നാല് പ്രധാന അപ്‌ഗ്രേഡുകളാണ് ഇവ. വിവിധ പ്രദേശങ്ങളിലുള്ള ടീമുകളുമായി ഒരേസമയം ജോലി ചെയ്യുമ്പോൾ കൃത്യമായ സമയം കണ്ടെത്തുക എന്നത് വളരെ ബുദ്ധിമുട്ടേറിയ കാര്യമാണ്.

ഇതിനായി ലോകമെമ്പാടുമുള്ള സമയവ്യത്യാസങ്ങൾ കണക്കുകൂട്ടുന്നതിന് പകരം ഗൂഗിൾ കലണ്ടറിൽ ഒരു സെക്കൻഡറി ടൈം സോൺ (secondary time zone) ചേർക്കാവുന്നതാണ്. പ്രൈമറി സമയത്തോടൊപ്പം തന്നെ രണ്ടാമതൊരു ടൈം സോൺ കൂടി കലണ്ടർ ഗ്രിഡിൽ കാണാൻ സാധിക്കും.

ഇത് വഴി രണ്ട് സമയക്രമങ്ങളും ഒരേസമയം മനസ്സിലാക്കാൻ സാധിക്കുകയും പരസ്പരമുള്ള മീറ്റിംഗുകൾ തെറ്റായ സമയത്ത് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുന്നത് ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യും. കൂടാതെ, ഗൂഗിൾ ടാസ്കുകൾ (Google Tasks) ഗൂഗിൾ കലണ്ടറുമായി സംയോജിപ്പിച്ചതിലൂടെ ജോലിഭാരം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന രീതി തന്നെ മാറിമറിഞ്ഞിട്ടുണ്ട്.

ടാസ്കുകൾ വെറുതെ ലിസ്റ്റുകളായി ഇടുന്നതിന് പകരം അവയ്ക്ക് കലണ്ടറിൽ കൃത്യമായ സമയപരിധി നിശ്ചയിക്കാം. ഇത് മീറ്റിംഗുകൾ പോലെ തന്നെ ഒരു മീറ്റിംഗ് ബ്ലോക്കായി കലണ്ടറിൽ കാണപ്പെടും.

ഇതുവഴി ഒരു ദിവസത്തെ ജോലികൾ എപ്പോൾ തീർക്കണം എന്നതിനെക്കുറിച്ച് കൃത്യമായ ധാരണ ലഭിക്കുകയും സമയപരിധി പാലിക്കാൻ സാധിക്കുകയും ചെയ്യും. ഏറ്റവും അധികം ആളുകൾ അവഗണിക്കുന്ന ഒന്നാണ് അപ്പോയിന്റ്മെന്റ് ഷെഡ്യൂളിംഗ് (appointment scheduling) ഫീച്ചർ.

ഇതിലൂടെ നിങ്ങൾ ലഭ്യമായ സമയം ബ്ലോക്ക് ചെയ്യുകയും, മറ്റുള്ളവർക്ക് സ്ലോട്ടുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കാനായി ഒരു ബുക്കിംഗ് പേജ് ജനറേറ്റ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യാം. മറ്റൊരാൾ സമയം തിരഞ്ഞെടുത്ത ഉടൻ തന്നെ ആ ഇവന്റ് നിങ്ങളുടെ കലണ്ടറിൽ ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി പ്രത്യക്ഷപ്പെടും.

ഇതിലൂടെ പരസ്പരമുള്ള ആശയവിനിമയങ്ങളും സമയനഷ്ടവും ഒഴിവാക്കാൻ സാധിക്കും. ഫ്രീ പേഴ്സണൽ ഗൂഗിൾ അക്കൗണ്ടുകളിൽ ഒരേസമയം ഒരു ആക്ടീവ് അപ്പോയിന്റ്മെന്റ് ഷെഡ്യൂൾ ബുക്കിംഗ് പേജ് മാത്രമേ നിർമ്മിക്കാൻ സാധിക്കൂ.

ഒന്നിലധികം പേജുകൾക്കായി പെയ്ഡ് സബ്‌സ്‌ക്രിപ്‌ഷൻ പ്ലാൻ ആവശ്യമാണ്. അവസാനമായി, ജോലിയുടെ സ്വഭാവമനുസരിച്ച് നിറങ്ങൾ നൽകി കലണ്ടർ ക്രമീകരിക്കുക (color-coded calendars) എന്നതാണ് മറ്റൊരു പ്രധാന മാർഗ്ഗം.

ആഴത്തിലുള്ള ഏകാഗ്രത ആവശ്യമുള്ള ജോലികൾക്ക് ഒരു നിറവും, കൂട്ടായ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് മറ്റൊരു നിറവും നൽകാം. ഇത് വഴി ഒരു ആഴ്ചയിലെ ജോലിയുടെ രീതികളും പാറ്റേണുകളും എളുപ്പത്തിൽ തിരിച്ചറിയാനും അതിനനുസരിച്ച് ദിവസത്തെ കൃത്യമായി ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യാനും സാധിക്കും.