ജിമെയിൽ കൂടുതൽ എളുപ്പത്തിൽ ഉപയോഗിക്കാം; അറിയപ്പെടാത്ത ചില പ്രധാന ഫീച്ചറുകൾ

മെസ്സേജുകൾ അയക്കാനും സ്വീകരിക്കാനും പഴയ ഇമെയിലുകൾ തിരയാനും മാത്രമാണ് സാധാരണയായി ജിമെയിൽ ഉപയോഗിക്കുന്നത്. എന്നാൽ ഇതിന്റെ മുഴുവൻ സാധ്യതകളും പലപ്പോഴും നാം ഉപയോഗപ്പെടുത്താറില്ല.

ഇൻബോക്സ് കൂടുതൽ വ്യക്തമായി ക്രമീകരിക്കാനും ഉൽപ്പാദനക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കാനും സഹായിക്കുന്ന നിരവധി ബിൽറ്റ്-ഇൻ ടൂളുകൾ ജിമെയിലിലുണ്ട്. അത്തരം ചില പ്രധാന ഫീച്ചറുകളെക്കുറിച്ചറിയാം.

ഓട്ടോമാറ്റിക് ഫിൽട്ടറുകൾ വഴി ഇൻബോക്സ് ക്രമീകരിക്കാം
ന്യൂസ്‌ലെറ്ററുകൾ, ഷോപ്പിംഗ് അപ്‌ഡേറ്റുകൾ, ഓട്ടോമേറ്റഡ് അറിയിപ്പുകൾ, പ്രധാനപ്പെട്ട സന്ദേശങ്ങൾ എന്നിവയെല്ലാം ഒരുമിച്ചെത്തുമ്പോൾ ഇൻബോക്സ് കൈകാര്യം ചെയ്യുക ബുദ്ധിമുട്ടാകാറുണ്ട്.

ഇവയെല്ലാം ഓരോന്നായി മാന്വൽ ആയി തരംതിരിക്കുന്നതിന് പകരം ജിമെയിൽ ഫിൽട്ടറുകൾ ഉപയോഗിച്ച് ഈ പ്രക്രിയ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാം. ഉദാഹരണത്തിന്, താൽപ്പര്യമുള്ള പ്രസിദ്ധീകരണങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള ഇമെയിലുകൾ സ്വയം തിരിച്ചറിഞ്ഞ് ഒരു പ്രത്യേക ലേബൽ നൽകാനും ആർക്കൈവ് ചെയ്യാനും ഫിൽട്ടർ സജ്ജമാക്കാം.

ഡെസ്ക്ടോപ്പിൽ ജിമെയിൽ തുറന്ന് സെർച്ച് ബാറിന് സമീപമുള്ള സെർച്ച് ഓപ്ഷൻസ് ഐക്കണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് അയക്കുന്ന ആളുടെ വിലാസം, വിഷയം തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങൾ നൽകി ഇത് ക്രമീകരിക്കാവുന്നതാണ്. ഇമെയിലുകളെ നേരിട്ട് ടാസ്കുകളാക്കി മാറ്റാം
ചില ഇമെയിലുകൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ ചെയ്യേണ്ട

ജോലികളുടെ ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകളാണ്. ഒരു ഡോക്യുമെന്റ് പരിശോധിക്കാനുള്ള അഭ്യർത്ഥനയോ അപ്പോയിന്റ്മെന്റ് ബുക്ക് ചെയ്യാനുള്ള ഓർമ്മപ്പെടുത്തലോ ഒക്കെ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടാം.

ഇത്തരം ഇമെയിലുകൾ ഇൻബോക്സിൽ തന്നെ സൂക്ഷിക്കുന്നതിന് പകരം ഗൂഗിൾ ടാസ്കുകൾ ഉപയോഗിച്ച് ജിമെയിലിൽ നേരിട്ട് ടാസ്കുകളാക്കി മാറ്റാൻ സാധിക്കും. ഡെസ്ക്ടോപ്പിൽ ഒരു ഇമെയിൽ തുറന്ന് ടൂൾബാറിലെ ‘Add to Tasks’ ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കാം.

ആൻഡ്രോയിഡിൽ മുകളിൽ വലതുമൂലയിലുള്ള മൂന്ന് ഡോട്ട് മെനു ഐക്കണിൽ ടാപ്പ് ചെയ്ത് സമാനമായ രീതിയിൽ ടാസ്ക് ചേർക്കാം. ആവശ്യാനുസരണം സന്ദേശങ്ങൾ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാം
എല്ലാ സമയത്തും ഇമെയിലുകൾ അയക്കാൻ സൗകര്യപ്പെടണമെന്നില്ല.

ചിലപ്പോൾ രാത്രി വൈകിയാകും സന്ദേശങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുന്നത്. ഇത് ഡ്രാഫ്റ്റിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നതിന് പകരം ജിമെയിലിന്റെ ‘Schedule Send’ ഫീച്ചർ ഉപയോഗിച്ച് സന്ദേശം സ്വീകർത്താവിന് എപ്പോൾ ലഭിക്കണമെന്ന് മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിക്കാം.

മൊബൈൽ ആപ്പിൽ ഇമെയിൽ തയ്യാറാക്കിയ ശേഷം മുകളിൽ വലതുമൂലയിലെ മൂന്ന് ഡോട്ട് മെനുവിൽ ടാപ്പ് ചെയ്ത് ഈ സൗകര്യം ഉപയോഗപ്പെടുത്താം. ആവർത്തിച്ചുള്ള സന്ദേശങ്ങൾക്കായി ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ഉപയോഗിക്കാം
തുടർച്ചയായി സമാമാനമായ ഇമെയിലുകൾ അയക്കേണ്ടി വരുമ്പോൾ ഓരോ തവണയും പുതിയതായി ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നത് സമയം നഷ്ടപ്പെടുത്തും.

ജിമെയിലിന്റെ ബിൽറ്റ്-ഇൻ ‘Templates’ ഫീച്ചർ ഉപയോഗിച്ച് സാധാരണയായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഇമെയിൽ ടെക്സ്റ്റ് സേവ് ചെയ്ത് പുതിയ സന്ദേശങ്ങളിൽ ഉൾപ്പെടുത്താം. സെറ്റിങ്സിൽ പോയി ‘Advanced’ ടാബിൽ ഇത് പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കാം.

ഇൻബോക്സിലെ വിവരങ്ങൾ കണ്ടെത്താൻ ജെമിനിയുടെ സഹായം തേടാം
പഴയൊരു ഇമെയിൽ കണ്ടെത്താൻ അതിന്റെ വിഷയമോ അയച്ച ആളുടെ പേരോ ഓർമ്മയില്ലെങ്കിൽ തിരച്ചിൽ ബുദ്ധിമുട്ടാകും. ഇത്തരം സന്ദർഭങ്ങളിൽ ‘Gemini’ ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഏറെ സഹായകരമാകും.

ആൻഡ്രോയിഡിൽ ജിമെയിൽ ആപ്പ് തുറന്ന് ജെമിനി ഐക്കണിൽ ടാപ്പ് ചെയ്ത് ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കാവുന്നതാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, “When is my next flight?” അല്ലെങ്കിൽ “Catch me up on the emails about our upcoming trip.” എന്ന് ചോദിച്ചുകൊണ്ട് വിവരങ്ങൾ വേഗത്തിൽ കണ്ടെത്താം.