ഡിജിറ്റൽ ഫയലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ പുതിയ വഴികൾ; ഗൂഗിൾ ഡ്രൈവ് പരമാവധി പ്രയോജനപ്പെടുത്താം

ഡിജിറ്റൽ ഫയലുകളും ഫോൾഡറുകളും കൃത്യമായി ക്രമീകരിച്ചില്ലെങ്കിൽ ആവശ്യസമയത്ത് അവ കണ്ടെത്തുക എന്നത് വലിയ ബുദ്ധിമുട്ടേറിയ കാര്യമാണ്. ഫയലുകൾക്ക് നൽകുന്ന പേരുകളിലെ വ്യക്തതയില്ലായ്മയാണ് പലപ്പോഴും തിരച്ചിൽ ദുഷ്കരമാക്കുന്നത്.

ഗൂഗിൾ ഡ്രൈവ് പോലുള്ള പ്ലാറ്റ്‌ഫോമുകളിൽ കൃത്യമായ ഫയൽ മാനേജുമെന്റ് ശീലങ്ങൾ പാലിക്കുന്നത് വഴി ഈ പ്രശ്നത്തിന് പരിഹാരം കാണാൻ സാധിക്കും. ഓരോ ഫയലിന്റെയും പേര് നൽകുമ്പോൾ തന്നെ അതിൽ വ്യക്തതയുണ്ടാകേണ്ടതുണ്ട്.

തീയതി ആദ്യം നൽകി ക്രമീകരിക്കുന്നത് (YYYY-MM-DD ഫോർമാറ്റ്) കാലഹരണപ്പെട്ട ഫയലുകൾ തിരിച്ചറിയാൻ സഹായിക്കും.

യോഗങ്ങളുടെ നോട്ടുകൾക്കായി **YYYY-MM-DD_Client_Topic** എന്ന രീതിയും, സാമ്പത്തിക രേഖകൾക്കായി **YYYY-MM-DD_Category_Status** എന്ന രീതിയും, ഫോട്ടോകൾക്കായി **YYYY-MM-DD_Location_Subject** എന്ന രീതിയും ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഫയലുകൾ എളുപ്പത്തിൽ കണ്ടെത്താൻ സഹായിക്കുമെന്ന് വിദഗ്ധർ ചൂണ്ടിക്കാണിക്കുന്നു. ആഴത്തിലുള്ള ഫോൾഡർ ഘടനകൾ കാണാൻ ഭംഗിയുണ്ടെങ്കിലും പിന്നീട് അവ കണ്ടെത്തുക പ്രയാസമാണ്.

ഫോൺ ഉപയോഗിക്കുന്നവരുടെ എണ്ണം വർദ്ധിച്ചുവരുന്ന സാഹചര്യത്തിൽ, അനാവശ്യമായി ഫോൾഡറുകൾ ഉള്ളിൽ സൃഷ്ടിക്കുന്നത് തിരച്ചിൽ കൂടുതൽ ബുദ്ധിമുട്ടിലാക്കും. പരമാവധി മൂന്ന് ലെവലിൽ ഫോൾഡറുകൾ പരിമിതപ്പെടുത്തുന്നതാണ് ഉചിതം.

‘ആക്ടീവ് വർക്ക്’, ‘ആർക്കൈവ്സ്’, ‘പേഴ്സണൽ’, ‘ഷെയേർഡ് മെറ്റീരിയൽ’ എന്നിങ്ങനെ പ്രധാന വിഭാഗങ്ങളായി ഫോൾഡറുകൾ ക്രമീകരിക്കാം. ഒന്നിൽ കൂടുതൽ ഇടങ്ങളിൽ ആവശ്യമുള്ള ഫയലുകൾ കോപ്പി ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കുന്നതിന് പകരം ‘ഷോർട്ട്കട്ട്’ (Shortcut) സംവിധാനം ഉപയോഗിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.

ഇത് ഒറിജിനൽ ഫയലിലേക്കുള്ള ലിങ്ക് നൽകുകയും, വേർഷൻ സംബന്ധമായ குழപ്പങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യും. താൽക്കാലിക പ്രോജക്റ്റുകൾക്കായി പുതിയ ഫോൾഡറുകൾ ഉണ്ടാക്കുന്നതിന് പകരം ഗൂഗിൾ വർക്ക്‌സ്‌പേസ് ഫീച്ചറുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഫയലുകൾ വൃത്തിയായി സൂക്ഷിക്കാൻ സഹായിക്കും.

മാനുവലായി ഡ്രൈവ് പരിശോധിക്കുന്നതിന് പകരം സെർച്ച് ഓപ്പറേറ്ററുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് സമയം ലാഭിക്കും. is:trashed keyword, type:video larger:500MB തുടങ്ങിയ ഓപ്പറേറ്ററുകൾ ഓർമ്മവെക്കുന്നത് വലിയ ഫയലുകളും ഡിലീറ്റ് ചെയ്ത ഫയലുകളും വേഗത്തിൽ കണ്ടെത്താൻ സഹായിക്കും.

ആഴ്ചയിലൊരിക്കൽ, അതായത് വെള്ളിതോറും അഞ്ച് മിനിറ്റ് മാറ്റിവെച്ച് ഫയലുകൾ ക്രമീകരിക്കുന്ന ശീലം ഡിജിറ്റൽ ഇടം വൃത്തിയായി സൂക്ഷിക്കാൻ സഹായിക്കുമെന്ന് ചൂണ്ടിക്കാണിക്കപ്പെടുന്നു.