ഗൂഗിൾ കലണ്ടർ ഉപയോഗിച്ച് സമയക്രമീകരണം കാര്യക്ഷമമാക്കാം; ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട പ്രധാന മാറ്റങ്ങൾ

ദൈനംദിന ജീവിതത്തിലെ തിരക്കുകൾക്കിടയിൽ സമയനിഷ്ഠ പാലിക്കാനും ജോലികൾ കൃത്യമായി ക്രമീകരിക്കാനും ഗൂഗിൾ കലണ്ടർ മികച്ചൊരു ഉപാധിയായി ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്. കേവലം തീയതികൾ കുറിച്ചുവെക്കുന്നതിനപ്പുറം, ആപ്പിലെ ചില ക്രമീകരണങ്ങളിൽ മാറ്റം വരുത്തുന്നതിലൂടെ ഉൽപ്പാദനക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കാൻ സാധിക്കും.

സ്പീഡി മീറ്റിംഗുകൾ (Speedy Meetings)
തുടർച്ചയായുള്ള മീറ്റിംഗുകൾക്കിടയിൽ ചെറിയൊരു ഇടവേള പോലും ലഭിക്കാത്തത് പലരെയും അലട്ടുന്ന പ്രശ്നമാണ്. ഗൂഗിൾ കലണ്ടറിലെ ‘സ്പീഡി മീറ്റിംഗുകൾ’ എന്ന സൗകര്യം ഇതിനൊരു പരിഹാരമാണ്.

ഇത് പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കിയാൽ, 30 മിനിറ്റ് ദൈർഘ്യമുള്ള മീറ്റിംഗുകൾ 25 മിനിറ്റായും അതിൽ കൂടുതലുള്ളവ 10 മിനിറ്റ് കുറവായും കലണ്ടർ സ്വയം ക്രമീകരിക്കും. സെറ്റിംഗ്‌സിൽ കയറി ‘ജനറൽ’ എന്ന വിഭാഗത്തിൽ ഈ സൗകര്യം എനേബിൾ ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

ഗൂഗിൾ ടാസ്കുകളുടെ സംയോജനം
മറ്റ് ആപ്പുകളിൽ ജോലികൾ കുറിച്ചുവെക്കുന്നതിന് പകരം ഗൂഗിൾ കലണ്ടറിലെ ‘ടാസ്ക്’ ഫീച്ചർ ഉപയോഗിക്കുന്നത് കൂടുതൽ ഗുണകരമാണ്. ഇതിലൂടെ ഒരു നിശ്ചിത തീയതിയിൽ പൂർത്തിയാക്കേണ്ട

കാര്യങ്ങൾ മീറ്റിംഗുകൾക്കൊപ്പം തന്നെ കാണാൻ സാധിക്കും. ഇത് സമയം ഫലപ്രദമായി ആസൂത്രണം ചെയ്യാൻ സഹായിക്കുന്നു.

ഫയലുകൾ അറ്റാച്ച് ചെയ്യാം
മീറ്റിംഗുകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകൾ, യാത്രാ വിവരങ്ങൾ, ടിക്കറ്റുകൾ എന്നിവ അതത് കലണ്ടർ ഇവന്റുകളിൽ തന്നെ അറ്റാച്ച് ചെയ്യാനാകും.

ഇതിനായി ഗൂഗിൾ ഡ്രൈവ് ഫയലുകൾ നേരിട്ട് ഇവന്റിലേക്ക് ചേർക്കാവുന്നതാണ്. തിരക്കിനിടയിൽ ഫയലുകൾ തിരയുന്ന സമയം ഇതുവഴി ലാഭിക്കാം.

ഒന്നിലധികം റിമൈൻഡറുകൾ
പ്രധാനപ്പെട്ട മീറ്റിംഗുകൾ മറന്നുപോകാതിരിക്കാൻ ഒന്നിലധികം റിമൈൻഡറുകൾ സെറ്റ് ചെയ്യാം.

ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു ദിവസം മുമ്പ്, ഒരു മണിക്കൂർ മുമ്പ്, 10 മിനിറ്റ് മുമ്പ് എന്നിങ്ങനെ വിവിധ സമയങ്ങളിൽ അറിയിപ്പുകൾ ക്രമീകരിക്കുന്നത് അനാവശ്യമായ ആശയക്കുഴപ്പങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കും. പ്രത്യേക കലണ്ടറുകൾ
ജോലി, വ്യക്തിപരമായ കാര്യങ്ങൾ, കുടുംബത്തിലെ വിശേഷങ്ങൾ എന്നിവയ്ക്കായി പ്രത്യേകം കലണ്ടറുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നത് ടൈം മാനേജ്‌മെന്റ് എളുപ്പമാക്കും.

ഓരോന്നിനും വ്യത്യസ്ത നിറങ്ങൾ നൽകുന്നതിലൂടെ ഒറ്റനോട്ടത്തിൽ തന്നെ കലണ്ടറിലെ വിവരങ്ങൾ തിരിച്ചറിയാൻ സാധിക്കും. ഇതിനായി ‘അദർ കലണ്ടർ’ എന്ന ഭാഗത്തെ പ്ലസ് (+) ഐക്കണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് പുതിയ കലണ്ടർ നിർമ്മിക്കാവുന്നതാണ്.

ഈ ലളിതമായ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുന്നതിലൂടെ ഗൂഗിൾ കലണ്ടറിനെ ഒരു മികച്ച ഉൽപ്പാദനക്ഷമതാ ടൂളായി മാറ്റാൻ സാധിക്കുമെന്ന് വിദഗ്ദ്ധർ ചൂണ്ടിക്കാട്ടുന്നു.