ദിവസേനയുള്ള ജോലികൾ കൂടുതൽ എളുപ്പമാക്കാം; ഗൂഗിൾ കലണ്ടറിലെ ആരും ശ്രദ്ധിക്കാത്ത ചില ഉപയോഗപ്രദമായ ഫീച്ചറുകൾ

കാലങ്ങളായി നമ്മളിൽ പലരും ഗൂഗിൾ കലണ്ടർ (Google Calendar) ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഒരു ഡിജിറ്റൽ ഭിത്തി കലണ്ടർ പോലെ മാത്രമാണ്. കൂടിക്കാഴ്ചകൾ, ജന്മദിനങ്ങൾ, മീറ്റിംഗുകൾ എന്നിവ ഓർമ്മിക്കാനായി മാത്രം നമ്മൾ ഇത് ഉപയോഗിച്ചുപോരുന്നു.

എന്നാൽ അടിസ്ഥാനപരമായ കലണ്ടർ കാഴ്ചയ്ക്ക് അപ്പുറത്തേക്ക് ഉപകാരപ്രദമായ നിരവധി ഫീച്ചറുകൾ ഇതിലുണ്ട്. ജോലികൾ ക്രമീകരിക്കാനും സമയം ഫലപ്രദമായി വിനിയോഗിക്കാനും ഇത്തരം സംവിധാനങ്ങൾ സഹായിക്കുന്നു.

ഗൂഗിൾ കലണ്ടറിൽ നേരിട്ട് ടാസ്കുകൾ ചേർക്കാം നിങ്ങളുടെ ടോ-ഡു ലിസ്റ്റുകൾക്ക് ഇനി മുതൽ കൃത്യമായ സമയവും സ്ഥലവും നൽകാം. ഗൂഗിൾ കലണ്ടർ (Google Calendar) ഉപയോഗിച്ച് മറ്റ് ഇവന്റുകൾക്കൊപ്പം തന്നെ നേരിട്ട് ടാസ്കുകൾ നിർമ്മിക്കാൻ സാധിക്കും.

തീയതി നൽകി ഗൂഗിൾ ടാസ്ക്സ് (Google Tasks) ആപ്പിൽ സൃഷ്ടിക്കുന്ന ടാസ്കുകളും കലണ്ടറിൽ ദൃശ്യമാകും. കലണ്ടറിൽ നിന്ന് തന്നെ ഇവ എഡിറ്റ് ചെയ്യാനോ പൂർത്തിയാക്കാനോ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാനോ സാധിക്കും.

വെള്ളിയാഴ്ച സമർപ്പിക്കേണ്ട ഒരു പ്രോജക്റ്റ് ഉണ്ടെങ്കിൽ, അത് അവസാന നിമിഷത്തേക്ക് മാറ്റിവെക്കാതെ ടാസ്ക് ആയി ചേർക്കാം.

ആൻഡ്രോയിഡ് ഫോണുകളിൽ കലണ്ടർ തുറന്ന് ഒഴിഞ്ഞ ഒരു ടൈം സ്ലോട്ടിൽ ടാപ്പ് ചെയ്ത് ടാസ്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കാവുന്നതാണ്. അല്ലെങ്കിൽ ആഡ് (പ്ലസ് ഐക്കൺ) ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് വിശദാംശങ്ങൾ നൽകി സേവ് ചെയ്യാം.

ദിവസത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ രാവിലെ തന്നെ ഇൻബോക്സിൽ രാവിലെ ഉണർന്ന ഉടൻ തന്നെ വരാനിരിക്കുന്ന കാര്യങ്ങൾ അറിയാൻ കലണ്ടർ ആപ്പ് തുറക്കേണ്ടി വരില്ല. പകരം, ദിവസത്തെ മുഴുവൻ ഷെഡ്യൂളും ഇമെയിൽ ആയി ലഭിക്കുന്ന ഡെയ്‌ലി അജണ്ട

സജ്ജീകരിക്കാം. നിങ്ങൾ എനേബിൾ ചെയ്തിരിക്കുന്ന കലണ്ടറിലെ ആ ദിവസത്തെ ഷെഡ്യൂൾ ഇത് കാണിച്ചുതരും.

പുതിയൊരു ആപ്പ് തുറക്കാതെ തന്നെ നിങ്ങളുടെ ദിവസത്തിന്റെ രൂപം മനസ്സിലാക്കാൻ ഇത് ഏറെ ഉപകാരപ്രദമാണ്. ഡെസ്ക്ടോപ്പ് പതിപ്പിലെ സെറ്റിങ്സ് വഴി ഈ ഫീച്ചർ ആക്ടിവേറ്റ് ചെയ്യാം.

മറന്നുപോകുന്ന കാര്യങ്ങൾക്ക് ആവർത്തിച്ചുള്ള ഇവന്റുകൾ (Recurring Events) മാസത്തിലൊരിക്കൽ പരിശോധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ, സബ്‌സ്‌ക്രിപ്‌ഷൻ പുതുക്കൽ, ഡാറ്റ ബാക്കപ്പ് ചെയ്യൽ തുടങ്ങിയ പതിവ് ജോലികൾ പലപ്പോഴും നമ്മൾ മറന്നുപോകാറുണ്ട്.

ഇതിനാണ് ആവർത്തിച്ചുള്ള ഇവന്റുകൾ സഹായകരമാകുന്നത്. അടുത്ത മാസം വീണ്ടും ചെയ്യേണ്ട

കാര്യങ്ങൾ ഓർമ്മിക്കാൻ സ്വയം ബുദ്ധിമുട്ടേണ്ടതില്ല. ഗൂഗിൾ കലണ്ടറിൽ (Google Calendar) ഇത് ആവർത്തിച്ചുള്ള ഇവന്റായി സജ്ജീകരിക്കാം.

ദിവസേനയോ, ആഴ്ചയിലോ, മാസം തോറുമോ ഇത് റിപ്പീറ്റ് ചെയ്യ도록 ക്രമീകരിക്കാം. ഇമെയിലുകൾ കലണ്ടർ റിമൈൻഡറുകളാക്കി മാറ്റാം റിസർവേഷനുകൾ, കൂടിക്കാഴ്ചകൾ, ഡെഡ്‌ലൈനുകൾ എന്നിവ അടങ്ങിയ ഇമെയിലുകൾ ഇൻബോക്സിൽ തന്നെ സൂക്ഷിക്കുന്ന പതിവ് പലർക്കുമുണ്ട്.

എന്നാൽ ഒരു ഇൻബോക്സ് മികച്ചൊരു റിമൈൻഡർ സിസ്റ്റമല്ല. പുതിയ മെയിലുകൾ വരുമ്പോൾ പഴയവ താഴേക്ക് പോകും.

ഇതിന് പരിഹാരമായി, മെയിലിലെ വിവരങ്ങൾ കൃത്യസമയത്ത് നടപ്പിലാക്കാൻ അവയെ കലണ്ടറിലേക്ക് മാറ്റാം. മെയിൽ തുറന്ന് മുകളിലെ മൂന്ന് ഡോട്ട് മെനു ഐക്കൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ‘ക്രിയേറ്റ് ഇവന്റ്’ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

ഫ്ലൈറ്റുകൾ, ഹോട്ടൽ റിസർവേഷനുകൾ എന്നിവ ഗൂഗിൾ സ്വയമേവ കലണ്ടറിൽ ചേർക്കാറുണ്ട്. കൂടിക്കാഴ്ചകൾ നിശ്ചയിക്കാനുള്ള പുതിയ വഴി ആർക്കെങ്കിലും ഒപ്പം സമയം നിശ്ചയിക്കുന്നതിനായി “നിങ്ങൾക്ക് എപ്പോഴാണ് സൗകര്യം?” എന്ന ചോദ്യവും മറുപടികളും അയച്ച് സമയം നഷ്ടപ്പെടുത്തുന്നത് ഒഴിവാക്കാം.

ഗൂഗിൾ കലണ്ടറിന്റെ (Google Calendar) അപ്പോയിന്റ്മെന്റ് ഷെഡ്യൂൾ ഇതിനൊരു എളുപ്പവഴിയ നൽകുന്നുണ്ട്. നിങ്ങൾക്ക് സൗകര്യപ്രദമായ ദിവസങ്ങളും സമയങ്ങളും ഉൾപ്പെടുത്തി ഒരു ബുക്കിംഗ് പേജ് നിർമ്മിച്ച് അതിന്റെ ലിങ്ക് മറ്റുള്ളവർക്ക് അയക്കാം.

അവർക്ക് അനുയോജ്യമായ സ്ലോട്ട് അതിലൂടെ തിരഞ്ഞെടുക്കാം. ബുക്കിംഗ് കഴിഞ്ഞാൽ അത് നിങ്ങളുടെ കലണ്ടറിൽ തനിയെ ചേക്കപ്പെടും.

ഡെസ്ക്ടോപ്പ് പതിപ്പിൽ ‘ക്രിയേറ്റ് > അപ്പോയിന്റ്മെന്റ് ഷെഡ്യൂൾ’ വഴി ഇത് സജ്ജീകരിക്കാം. ഈ ഫീച്ചറുകൾ വഴി എല്ലാ ജോലികളും ഡെഡ്‌ലൈനുകളും ഓർത്തുവെക്കേണ്ട

ഭാരം ഒഴിവാക്കാം. സമയം ഫലപ്രദമായി വിനിയോഗിക്കാൻ ഇത്തരം ചെറിയ സങ്കേതങ്ങൾ വലിയ രീതിയിൽ സഹായിക്കും.