ഇന്നത്തെ ഡിജിറ്റൽ കാലത്ത് ആശയവിനിമയത്തിന്റെ പ്രധാന ഭാഗമാണെങ്കിലും ഇമെയിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ പലപ്പോഴും ബുദ്ധിമുട്ടുകൾ ഉണ്ടാകാറുണ്ട്. കൃത്യമായ രീതിയിൽ ഉപയോഗിക്കാത്തതുകൊണ്ട് തന്നെ ദിവസവും നിരവധി പേരാണ് നിറഞ്ഞുകവിഞ്ഞ ഇൻബോക്‌സുമായി ബുദ്ധിമുട്ടുന്നത്.
എന്നാൽ ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയും ഇമെയിൽ മാനേജ്‌മെന്റും ലക്ഷ്യമിട്ടുള്ള ഇൻബോക്സ് സീറോ (Inbox Zero) എന്ന സംവിധാനം ഇതിനൊരു മികച്ച പരിഹാരമാണ്. ഇൻബോക്സ് പരമാവധി ശൂന്യമായി സൂക്ഷിക്കുക എന്നതാണ് ഇതിന്റെ പ്രധാന ലക്ഷ്യം.
ഇതിനായി പ്രത്യേക തേർഡ് പാർട്ടി ആപ്പുകളുടെയോ വിപുലമായ ക്രമീകരണങ്ങളുടെയോ ആവശ്യമില്ല. ജിമെയിൽ (Gmail) ആപ്പിലെ സംവിധാനങ്ങൾ മാത്രം ഉപയോഗിച്ച് എളുപ്പത്തിൽ ഇത് സാധ്യമാകും.
ഇമെയിൽ ഇൻബോക്‌സിനെ പഴയകാല സ്റ്റോറേജ് സംവിധാനമായി കാണുന്നത് നിർത്തുകയാണ് ഇതിൽ ചെയ്യേണ്ട ആദ്യ മാറ്റം.
പ്രധാനപ്പെട്ട സന്ദേശങ്ങൾ നഷ്ടപ്പെടാൻ ഇത് കാരണമാകും.
അടിയന്തിര ശ്രദ്ധ ആവശ്യമുള്ള മെയിലുകളിൽ ഉടനടി നടപടിയെടുക്കണം. എന്നാൽ തിരക്കുകൾ കാരണം ചില കാര്യങ്ങൾ വിട്ടുപോയേക്കാം.
ഇതിനായി സൂസ് (Snooze) ഫീച്ചർ ഉപയോഗപ്പെടുത്താം. ഉടനടി മറുപടി നൽകാൻ കഴിയാത്ത സന്ദേശങ്ങൾ പിന്നീട് കാണുന്നതിനായി ഈ ഫീച്ചർ സഹായിക്കും.
ഇന്നത്തെ ദിവസത്തോ, നാളെയോ അല്ലെങ്കിൽ അടുത്ത ആഴ്ചയോ എന്ന രീതിയിൽ സമയം തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ ഇതിലൂടെ സാധിക്കും. സൂസ് ചെയ്ത മെയിലുകൾ നിശ്ചിത സമയം വരെ ഇൻബോക്സിൽ നിന്നും അപ്രത്യക്ഷമാവുകയും പിന്നീട് ഓർമ്മിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യും.
വായിച്ച ഉടൻ തന്നെ മറുപടി നൽകാൻ കഴിയുന്ന മെയിലുകൾക്ക് മറുപടി നൽകിയ ശേഷം ആർക്കൈവ് (Archive) ചെയ്യുക എന്നതാണ് മറ്റൊരു വഴി. മൊബൈലിൽ മെയിലിന് മുകളിൽ ഇടത്തേക്ക് സ്വൈപ്പ് ചെയ്തോ ഡെസ്‌ക്ടോപ്പിൽ റൈറ്റ് ക്ലിക്ക് ചെയ്തോ ഈ രീതി ഉപയോഗിക്കാം.
ഇത് വഴി മെയിലുകൾ ഇൻബോക്സിൽ നിന്ന് മാറും എന്നാൽ ഡിലീറ്റ് ആവില്ല. ‘ഓൾ മെയിൽ’ പേജിൽ ചെന്നാൽ ഇവ പിന്നീട് കാണാൻ സാധിക്കും.
മറുപടി ആവശ്യമില്ലാത്തതും എന്നാൽ ഭാവിയിൽ ആവശ്യമായേക്കാവുന്നതുമായ പ്രൊമോഷണൽ മെയിലുകൾക്കായി ലേബലുകൾ (Labels) ഉപയോഗിക്കാം. ലേബൽ ചേർത്ത ശേഷം ഈ മെയിലുകൾ ആർക്കൈവ് ചെയ്താൽ പിന്നീട് ആവശ്യാനുസരണം കണ്ടെത്താൻ എളുപ്പമായിരിക്കും.
മികച്ച ഒരു സിസ്റ്റം ഉണ്ടാക്കിയതുകൊണ്ട് മാത്രം കാര്യമില്ല, ഇൻബോക്സ് സീറോ നിലനിർത്താൻ ചെറിയ ചില ശ്രദ്ധകൾ കൂടിയ ആവശ്യമാണ്. ആവശ്യമില്ലാത്ത സബ്‌സ്ക്രിപ്ഷനുകൾ ഒഴിവാക്കാൻ മാസത്തിൽ ഒരിക്കലെങ്കിലും അവ പരിശോധിക്കുന്നത് ഉചിതമായിരിക്കും.
ജിമെയിലിലെ മാനേജ് സബ്‌സ്‌ക്രിപ്ഷൻ (Manage subscription) ബട്ടൺ ഉപയോഗിച്ച് ഇത്തരം മെയിലുകൾ വേഗത്തിൽ ഒഴിവാക്കാൻ സാധിക്കും.
ദിവസം ലക്ഷകണക്കിന് ആളുകൾ വിസിറ്റ് ചെയ്യുന്ന ഞങ്ങളുടെ സൈറ്റിൽ നിങ്ങളുടെ പരസ്യങ്ങൾ നൽകാൻ ബന്ധപ്പെടുക വാട്സാപ്പ് നമ്പർ 7012309231 Email ID [email protected]
