ഗൂഗിൾ കലണ്ടർ നിയന്ത്രിക്കാൻ എഐ; ക്ലോഡ് ആപ്പ് ഒരാഴ്ച പരീക്ഷിച്ചപ്പോൾ സംഭവിച്ചത്

ആർട്ടിഫിഷ്യൽ ഇൻ്റലിജൻസ് (എഐ) ടൂറായ ക്ലോഡിൻ്റെ കലണ്ടർ കണക്ടറിന് നിലവിൽ ഗൂഗിൾ കലണ്ടറിലെ ഷെഡ്യൂളുകൾ പൂർണ്ണമായി വായിക്കാനും മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താനുമുള്ള അധികാരമുണ്ട്. ഇതിൻ്റെ ഭാഗമായി എൻ്റെ ഒരു ആഴ്ചത്തെ ഷെഡ്യൂൾ പൂർണ്ണമായും നിയന്ത്രിക്കാൻ ക്ലോഡിനെ ചുമതലപ്പെടുത്താൻ തീരുമാനിക്കുകയായിരുന്നു.

ഈ പരീക്ഷണത്തിൻ്റെ അവസാനമായപ്പോഴേക്കും എഐക്ക് ഏതൊക്കെ ജോലികൾ ഏൽപ്പിക്കാമെന്നും, ഏതൊക്കെ കാര്യങ്ങൾ എൻ്റെ കൈയ്യിൽ തന്നെ വെക്കണമെന്നും വ്യക്തമായ ധാരണയായി. നിരവധി വ്യക്തികളുടെ കലണ്ടറുകളിൽ നിന്ന് 30 മിനിറ്റ് സൗജന്യ സമയം കണ്ടെത്തുക എന്നത് ഏറെ ശ്രമകരമായ കാര്യമാണ്.

ഗൂഗിൾ കലണ്ടറിലെ ‘Find a time’ ഫീച്ചർ ഇതിൽ ഒരു പരിധി വരെ സഹായിക്കുമെങ്കിലും, “വെള്ളിയാഴ്ച ഉച്ചയ്ക്ക് ശേഷം മീറ്റിംഗുകൾ ഒന്നും വെക്കരുത്” പോലുള്ള പ്രത്യേക നിയമങ്ങൾ അതിന് ബാധകമാക്കാൻ സാധിക്കില്ല. ഈ പ്രശ്നപരിഹാരത്തിനാണ് ക്ലോഡിനെ ഉപയോഗിച്ചത്.

ഗൂഗിൾ വർക്ക്‌സ്‌പേസ് അക്കൗണ്ട് വഴി ലഭ്യമായ സഹപ്രവർത്തകരുടെ കലണ്ടറുകൾ പരിശോധിച്ച് കൃത്യമായ സമയക്രമം കണ്ടെത്താൻ ക്ലോഡിന് സാധിച്ചു. മൂന്ന് സഹപ്രവർത്തകരും ഒരുമിച്ച് ഒഴിവുള്ള സമയം കണ്ടെത്താൻ ആവശ്യപ്പെട്ടപ്പോൾ ക്ലോഡ് വളരെ എളുപ്പത്തിൽ അത് ചെയ്തുതന്നു.

തുടർന്ന് “മറ്റൊരു കോളിൽ നിന്ന് തളർന്നെത്തുന്നതൊഴിവാക്കാൻ എല്ലാവർക്കും മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ് കുറഞ്ഞത് 30 മിനിറ്റ് എങ്കിലും വിശ്രമം ലഭിക്കണം” എന്ന പുതിയ നിർദ്ദേശം നൽകി. ഈ പ്രത്യേക നിയമവും യാതൊരു തടസ്സവുമില്ലാതെ പാലിച്ച് മൂന്ന് ഓപ്ഷനുകൾ ക്ലോഡ് നൽകി.

ഉച്ചയ്ക്കുള്ള മീറ്റിംഗ് വ്യാഴാഴ്ച രാവിലെ 10 മണിയിലേക്ക് മാറ്റാൻ ആവശ്യപ്പെട്ടപ്പോഴും ക്ലോഡ് കൃത്യമായി അത് നിർവഹിച്ചു. മറ്റ് സമയമേഖലയിലുള്ള (Time Zone) സഹപ്രവർത്തകരുമായി മീറ്റിംഗ് സജ്ജീകരിക്കുമ്പോഴും യാതൊരു ബുദ്ധിമുട്ടും ഉണ്ടായില്ല.

നൽകുന്ന ടാസ്കുകൾ കൃത്യമായി പാലിക്കുകയും, സാധ്യമാകാത്ത കാര്യങ്ങളെക്കുറിച്ച് ചാറ്റിൽ മുന്നറിയിപ്പ് നൽകുകയും ചെയ്യും. എന്നിരുന്നാലും ആവർത്തിച്ചുവരുന്ന മീറ്റിംഗുകളുടെ (Recurring meetings) കാര്യത്തിൽ ക്ലോഡിന് പരിമിതികളുണ്ട്.

ഇത്തരം മീറ്റിംഗുകൾ സൃഷ്ടിക്കാൻ സാധിക്കുമെങ്കിലും, ഇതിനായി പ്രത്യേക സംവിധാനമില്ലാത്തതിനാൽ ഒറ്റത്തവണത്തെ ഇവന്റുകൾക്ക് ഉപയോഗിക്കുന്ന ലോജിക്കാണ് ഇതിലും ഉപയോഗിക്കുന്നത്. ഇത് പരമ്പരയിലെ മറ്റ് മീറ്റിംഗുകളെ ബാധിച്ചേക്കാം എന്നതിനാൽ ഈ ഭാഗങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുന്നതാണ് നല്ലത് എന്ന് അനുഭവത്തിലൂടെ മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിഞ്ഞിട്ടുണ്ട്.

ആർഎസ്‌വിപികളുടെ (RSVP) കാര്യത്തിലാണ് ക്ലോഡ് ഏറ്റവും മികച്ച സേവനം നൽകുന്നത്. ക്ഷണം സ്വീകരിക്കാനോ നിരസിക്കാനോ സംശയാസ്പദമായി അടയാളപ്പെടുത്താനോ സഹായിക്കുന്ന പ്രത്യേക ടൂൾ ഇതിലുണ്ട്.

“രാവിലെ ഫോക്കസ് ബ്ലോക്കുകളിൽ പ്രതിരോധം തീർക്കുക, വരുന്ന തർക്കങ്ങൾ നിരസിക്കുക, മാനേജരുടെ നേരിട്ടുള്ള ക്ഷമതകൾ സ്വീകരിക്കുക” തുടങ്ങിയ നിർദ്ദേശങ്ങൾ ക്ലോഡ് കൃത്യമായി പാലിച്ചു. വെള്ളിയാഴ്ച ഉച്ചയ്ക്ക് ശേഷമുള്ള ഏഴ് അനാവശ്യ മീറ്റിംഗുകൾ ഒറ്റ പ്രോംപ്റ്റിലൂടെ ഒഴിവാക്കാൻ സാധിച്ചു.

എന്നാൽ ഓഫീസ് രാഷ്ട്രീയത്തിന്റെ സൂക്ഷ്മതകൾ മനസ്സിലാക്കാൻ ക്ലോഡിന് സാധിക്കില്ല. ഒരേ സമയത്ത് രണ്ട് മീറ്റിംഗുകൾ വരുമ്പോൾ ഏതാണ് പ്രധാനം എന്ന് തീരുമാനിക്കേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്.

ക്ലയന്റ് കോളാണോ അതോ സാധാരണ ടീം സിങ്ക് ആണോ കൂടുതൽ പ്രധാനം എന്ന് തിരിച്ചറിയാനുള്ള ആഴത്തിലുള്ള സന്ദർഭങ്ങൾ എഐക്ക് മനസ്സിലാകണമെന്നില്ല. ജിമെയിലും ഡ്രൈവും ബന്ധിപ്പിച്ചാൽ ഒരുപക്ഷേ ഇതിൽ ചില വ്യക്തതകൾ വരുത്താൻ സാധിച്ചേക്കാം.