ജിമെയിൽ സ്റ്റോറേജ് എങ്ങനെ ഫലപ്രദമായി ക്ലീൻ ചെയ്യാം: ഗൂഗിൾ അക്കൗണ്ടിൽ സ്പേസ് തിരികെ പിടിക്കാൻ ചില വഴികൾ

നമ്മളിൽ പലരും വർഷങ്ങളായി ജിമെയിൽ ഇൻബോക്സ് കൃത്യമായി ക്ലീൻ ചെയ്യാത്തവരായിരിക്കും. ഗൂഗിളിന്റെ സൗജന്യ 15GB സ്റ്റോറേജ് പരിധി ഉള്ളതുകൊണ്ട് തന്നെ മെയിൽ സ്റ്റോറേജിന്റെ പ്രശ്നം വലിയൊരു കാര്യമായി നമ്മൾ കരുതാറില്ല.

എന്നാൽ വലിയ ഫയലുകളിൽ മാത്രം ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിച്ച് മറ്റ് ചെറിയ കാര്യങ്ങൾ അവഗണിക്കുന്നതാണ് പതിവ്. എന്നാൽ എന്റെ അക്കൗണ്ടിൽ നിന്ന് ഏകദേശം 10GB സ്റ്റോറേജ് തിരികെ പിടിച്ചപ്പോഴാണ് നൂറുകണക്കിന് വരുന്ന ചെറിയ 2MB അറ്റാച്ച്മെന്റുകൾ പോലും എത്രത്തോളം സ്റ്റോറേജ് കളയുന്നുണ്ടെന്ന് മനസ്സിലായത്.

ഇപ്പോൾ മൊബൈൽ ഡിവൈസുകളിലൂടെയും കമ്പ്യൂട്ടറുകളിലൂടെയും ഞാൻ എന്റെ സ്റ്റോറേജ് വിവരങ്ങൾ വളരെ ശ്രദ്ധയോടെ നിരീക്ഷിക്കാറുണ്ട്. ഈ അപൂർവ്വ വിദ്യകളാണ് എനിക്ക് ഇതിനായി സഹായകരമായത്.

2021 ജൂൺ 1-ന് മുമ്പ് നിർമ്മിച്ച ഗൂഗിൾ ഡോക്സ്, ഷീറ്റുകൾ, സ്ലൈഡുകൾ എന്നിവയൊന്നും 15GB സ്റ്റോറേജ് പരിധിയിൽ ഉൾപ്പെടുന്നില്ല. എന്നാൽ അതിനുശേഷമുള്ളവ പുതിയ സ്പേസിലേക്ക് മാറ്റപ്പെടും.

ഞാൻ എപ്പോഴും പുതിയ ഡ്രാഫ്റ്റുകളിൽ ജോലി ചെയ്യാറുള്ളതിനാൽ, പഴയകാലത്തെ പ്രൊപ്പോസലുകളും സാമ്പിളുകളും ഇടയ്ക്ക് പരിശോധിക്കേണ്ടി വരുന്നു. പുതിയ ഇമെയിലുകൾ ഒന്നും വരാതിരുന്നിട്ടും എന്റെ ജിമെയിൽ സ്റ്റോറേജ് കുറഞ്ഞുവരുന്നത് ഗൂഗിൾ വർക്ക്‌സ്‌പേസ് ആപ്പുകളിലും സേവനങ്ങളിലും സ്റ്റോറേജ് പങ്കിടുന്നത്കൊണ്ടാണ്.

മെയിലുകൾക്ക് പൊതുവെ വലിപ്പം കുറവാണ്, ഏതാനും കിലോബൈറ്റുകൾ മാത്രമെ വരികയുള്ളൂ. എന്നാലും അറ്റാച്ച്മെന്റുകൾ ഉള്ളപ്പോൾ അത് പെട്ടെന്ന് തന്നെ സ്റ്റോറേജ് നിറയാൻ കാരണമാകുന്നു.

മുമ്പ് എന്റെ കൈവശം 16GB അളവിലുള്ള ഇമെയിലുകൾ ഉണ്ടായിരുന്നു. എന്നാൽ ജെമിനിയുടെ (Gemini) സഹായത്തോടെയുള്ള ബൾക്ക് ഡിലീറ്റും മികച്ച തിരച്ചിലും വഴി അത് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് എനിക്ക് വളരെ എളുപ്പമായി മാറി.

ഞാൻ അതിന്റെ വലിപ്പം ഏകദേശം 4GB ആയി കുറച്ചു. എനിക്ക് ഇമെയിലുകൾ സൂക്ഷിച്ചു വെക്കുന്ന സ്വഭാവമുണ്ടെങ്കിലും, ഭാവിയിൽ ഏതെങ്കിലും ഇമെയിൽ പ്രധാനപ്പെട്ടതായി മാറിയാലോ എന്നൊരു സാധ്യത എപ്പോഴും ഉണ്ട്.

അതുകൊണ്ട് തന്നെ എന്തെങ്കിലും ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ഞാൻ ഗൂഗിൾ ടേക്ക്ഔട്ട് (Google Takeout) വഴി എന്റെ മെയിൽ ഡാറ്റയുടെ ഒരു കോപ്പി MBOX ഫയലായി ഡൗൺലോഡ് ചെയ്ത് വെച്ചു. ഗൂഗിൾ ഉൽപ്പന്നങ്ങളിലെ ഡാറ്റ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യാനുള്ള ഔദ്യോഗിക ടൂളാണ് ടേക്ക്ഔട്ട്.

അതിനുശേഷം, ഇമെയിലുകളും അറ്റാച്ച്മെന്റുകളും ഒന്നിച്ച് തിരഞ്ഞെടുത്ത് ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാൻ ഞാൻ ഗൂഗിൾ വൺ (Google One) ആപ്പ് ഉപയോഗിച്ചു. ക്ലൗഡ് ഫയലുകളെ വിവിധ വിഭാഗങ്ങളായി തിരിക്കുന്നതിനും പ്രീസെറ്റ് കാറ്റഗറികൾ ഉപയോഗിച്ച് ഇമെയിലുകൾ ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുന്നതിനും ഇത് വളരെ സഹായകരമാണ്.

ആപ്പ് ഇല്ലെങ്കിൽ, ജിമെയിലിന്റെ ബിൽറ്റ്-ഇൻ സെർച്ച് ഓപ്പറേറ്ററുകൾ ഉപയോഗിച്ച് സന്ദേശങ്ങൾ ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാവുന്നതാണ്. മൊബൈൽ ആപ്പ് ഫയലിന്റെ വലിപ്പം ഒരു സെർച്ച് ചെയ്യാവുന്ന മെറ്റാഡാറ്റ ആയിട്ടാണ് പരിഗണിക്കുന്നത് എന്ന് നിങ്ങൾ അറിയാനിടയില്ല.

അയച്ച ആളുടെ വിവരങ്ങൾ, തീയതി, വിഷയം എന്നിവ പോലെ തന്നെ ഇതും സൂക്ഷിക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. ഞാൻ larger:10M എന്ന് സെർച്ച് ചെയ്തപ്പോൾ, വർഷങ്ങളായി സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്ന മെയിലുകളിൽ നിന്ന് നിമിഷങ്ങൾക്കുള്ളിൽ ജിമെയിൽ ഫലങ്ങൾ നൽകി.

ഒപ്പം has:attachment എന്ന് കൂടി ചേർത്തപ്പോൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത വലിപ്പത്തേക്കാൾ കൂടുതലുള്ളതും ഫയലുകൾ ഉള്ളതുമായ സന്ദേശങ്ങൾ മാത്രമായി ചുരുങ്ങി. തുടർന്ന് അവ ഒന്നിച്ച് തിരഞ്ഞെടുത്ത് ഞാൻ ഡിലീറ്റ് ചെയ്തു.

ഇതുപോലെ തന്നെ ചെറിയ ഫയലുകൾക്കായി smaller:10M എന്ന ഓപ്പറേറ്ററും ഉപയോഗിക്കാം. കിലോബൈറ്റുകൾക്ക് K എന്നും ജിഗാബൈറ്റുകൾക്ക് G എന്നും യൂണിറ്റുകൾ മാറ്റാനും സാധിക്കും.

ന്യൂസ്‌ലറ്റർ സബ്‌സ്‌ക്രിപ്ഷനുകൾ ഒരു സ്റ്റോറേജ് കെണിയാണ് വലിയ ഇമെയിലുകൾ വരുമ്പോൾ തന്നെ അവയെ ഒഴിവാക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്. എന്നാൽ ഫലമില്ലാത്ത ചില ശ്രമങ്ങളും ഇതിലുണ്ട്.

സബ്‌സ്‌ക്രിപ്ഷനുകൾ എടുത്തതിനു ശേഷം അവ പിന്നീട് എങ്ങനെയൊഴിവാക്കണം എന്ന് കൃത്യമായ മാനദണ്ഡങ്ങൾ ഇല്ലാത്തതിനാൽ അവ അങ്ങനെ തന്നെ കിടക്കുന്നു. അതിനാൽ, ഫൂട്ടറിൽ ഒളിഞ്ഞിരിക്കുന്ന അൺസബ്‌സ്‌ക്രിപ്‌ഷൻ ലിങ്കുകൾ ഓരോന്നായി തിരയുന്നതിനേക്കാൾ അവ അങ്ങനെ തന്നെ കിടക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.

മുൻകാലങ്ങളിൽ ഇവയിൽ നിന്നെല്ലാം കൂട്ടത്തോടെ ഒഴിവാകാൻ ഞാൻ ഇമെയിൽ സ്റ്റുഡിയോ (Email Studio) എക്സ്റ്റൻഷനെയാണ് ആശ്രയിച്ചിരുന്നത്. ഭാഗ്യവശാൽ 2024-ൽ ഗൂഗിൾ ഒറ്റ ക്ലിക്കിൽ അൺസബ്‌സ്‌ക്രൈബ് ചെയ്യാനുള്ള ബട്ടൺ കൊണ്ടുവരികയും, തുടർന്ന് 2025-ൽ സബ്‌സ്‌ക്രിപ്ഷൻ ഓർഗനൈസർ മെനു അവതരിപ്പിക്കുകയും ചെയ്തു.

ആദ്യത്തേത് ഒരേ അയച്ച ആളിൽ നിന്നുള്ള ഭാവി സന്ദേശങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുന്നത് തടയുന്നു, അതേസമയം രണ്ടാമത്തേത് മുൻകാല അനുമതികൾ അവലോകനം ചെയ്യാൻ സഹായിക്കുന്നു. അല്ലെങ്കിൽ, അയച്ച ആളുടെ എല്ലാ പ്രൊമോഷണൽ ഇമെയിലുകളും ഞാൻ ഡിലീറ്റ് ചെയ്തേക്കാം, പക്ഷേ അത് കൗണ്ടർ റീസെറ്റ് ചെയ്യുക മാത്രമാണ് ചെയ്യുന്നത്.

പകരം, ഞാൻ അവ തുറന്ന് ആദ്യം അൺസബ്‌സ്‌ക്രൈബ് ബട്ടൺ ടാപ്പ് ചെയ്യുന്നു. കൂടുതൽ പരിശോധനകൾക്കായി ജിമെയിലിന്റെ മുകളിൽ ഇട处的 മെനു ഐക്കണിൽ ടാപ്പ് ചെയ്ത് ‘മാനേജ് സബ്‌സ്‌ക്രിപ്‌ഷൻസ്’ (Manage Subscriptions) തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നു.

എന്നിരുന്നാലും, പ്രൊമോഷൻസ് ടാബിൽ നേരിട്ട് അൺസബ്‌സ്‌ക്രൈബ് ചെയ്യാനുള്ള ഓപ്ഷൻ ഇല്ല. ലേഔട്ട്, സെയിൽസ് ഭാഷ, അയക്കുന്നയാളുടെ രീതികൾ എന്നിവ അടിസ്ഥാനമാക്കി സന്ദേശങ്ങൾ തരംതിരിക്കുന്ന ഒരു സ്മാർട്ട് കാറ്റഗറി മാത്രമാണിത്.

പഴയ ട്രാൻസാക്ഷനുകൾ, കമ്പനികൾ തമ്മിലുള്ള ഡാറ്റ പങ്കിടൽ, അക്കൗണ്ട് സൈൻ-അപ്പ് അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ നൽകിയ ചെക്ക്-ഔട്ട് എന്നിവയിലൂടെ നിങ്ങൾക്ക് ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ ഒന്നും വേണ്ടെങ്കിൽ പോലും സന്ദേശങ്ങൾ പ്രത്യക്ഷപ്പെടാം. ചിലത് ഉൽപ്പന്ന അവലോകനങ്ങൾക്കായുള്ള പി.ആർ ഔട്ട്റീച്ച് ആയതിനാൽ ഞാൻ അവ പരിശോധിക്കാറുണ്ട്.

അയക്കുന്നയാൾ എനിക്ക് യാതൊരു പ്രയോജനവും നൽകുന്നില്ലെങ്കിൽ, അൺസബ്‌സ്‌ക്രൈബ് ബട്ടണിന് അടുത്തുള്ള മൂന്ന് ഡോട്ടുകളുടെ ഐക്കണിൽ ടാപ്പ് ചെയ്ത് ഞാൻ ബ്ലോക്ക് ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നു. ഇത് ഭാവിയിലെ മെയിലുകൾ സ്പാമിലേക്ക് അയക്കാൻ സഹായിക്കും.

അടുത്തതായി, ഞാൻ അവരുടെ ഡൊമെയ്ൻ എടുത്തുകൊണ്ട് ജിമെയിലിൽ from:[email protected] പോലുള്ള ഒരു സെർച്ച് ഓപ്പറേറ്റർ ഉപയോഗിച്ച് അവരുടെ ഇമെയിലുകൾ ബാച്ച് ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നു. ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്ന സിസ്റ്റത്തെക്കുറിച്ച് പറയുമ്പോൾ, അതൊരു രണ്ട് ഘട്ടങ്ങളുള്ള സംവിധാനമാണ്.

ആദ്യ ഘട്ടത്തിൽ സന്ദേശങ്ങൾ ട്രാഷിലേക്ക് (Trash) നീക്കപ്പെടുന്നു, അവിടെ അവ നിങ്ങളുടെ സ്റ്റോറേജ് ക്വാട്ടയിൽ തന്നെ തുടരുന്നു. ആ ഫോൾഡർ പൂർണ്ണമായും കാലിയാക്കുമ്പോൾ മാത്രമേ അവ ശാശ്വതമായി നീക്കം ചെയ്യപ്പെടുകയും സ്പേസ് തിരികെ ലഭിക്കുകയും ചെയ്യുകയുള്ളൂ.

നിങ്ങൾ യാതൊരു നടപടിയും എടുത്തില്ലെങ്കിൽ 30 ദിവസത്തിന് ശേഷം അത് സ്വയം കാലിയാകും. ഈ ഘട്ടത്തിൽ, പ്രധാനപ്പെട്ട

വിവരങ്ങളൊന്നും നഷ്ടപ്പെട്ടിട്ടില്ലെന്നും ലോക്കൽ ബാക്ക്ഡപ്പുകൾ സുരക്ഷിതമാണെന്നും ഞാൻ ഉറപ്പുവരുത്തുന്നു. പഴയ ഇമ്പോർട്ടുകൾ നിങ്ങളുടെ സ്ഥലം എടുത്തേക്കാം വർഷങ്ങൾക്ക് മുമ്പ്, ഞാൻ എന്റെ പഴയ ജിമെയിൽ അക്കൗണ്ടിൽ ഒരു പോസ്റ്റ് ഓഫീസ് പ്രോട്ടോക്കോൾ (POP) ഇമ്പോർട്ട് നടത്തി ഇമെയിലുകൾ പുതിയതിലേക്ക് ലയിപ്പിച്ചിരുന്നു.

ഇന്റർനെറ്റ് മെസ്സേജ് ആക്സസ് പ്രോട്ടോക്കോളിനേക്കാൾ (IMAP) പഴയതാണിത്, കൂടാതെ നിങ്ങളുടെ ആവശ്യമുള്ള ക്ലയന്റിലേക്ക് സെർവറുകളിൽ നിന്ന് സന്ദേശങ്ങൾ എടുക്കാൻ ഗൂഗിൾ സാധാരണയായി ഉപയോഗിക്കുന്ന സ്റ്റാൻഡേർഡ് ആണിത്. എല്ലാം ഒരൊറ്റ കുടക്കീഴിൽ കൊണ്ടുവന്ന് ഒരു അക്കൗണ്ട് ഒഴിവാക്കുന്നത് നല്ലൊരു ആശയമാണെന്ന് തോന്നിയിരുന്നു.

എന്നാൽ പ്രതീക്ഷിച്ചതിലും കൂടുതൽ കുഴപ്പങ്ങൾ ഉണ്ടായതിനാൽ ഞാൻ ആ തീരുമാനം മാറ്റി. സമീപകാലത്തെ പുതിയ സന്ദേശങ്ങൾക്ക് താഴെയായി പഴയ ഇമെയിലുകൾ ഇൻബോക്സിന്റെ മുകളിൽ പ്രത്യക്ഷപ്പെട്ടു.

കൂടാതെ, എന്റെ പ്രത്യേക ലേബലുകൾ ഒന്നും തന്നെ വന്നതുമില്ല. എല്ലാം പഴയ വിലാസത്തിന്റെ പേരിലുള്ള ഒരൊറ്റ ലേബലിലേക്ക് കൂടിച്ചേർന്നു.

ഭാഗ്യവശാൽ, ഇമ്പോർട്ട് ചെയ്ത സന്ദേശങ്ങൾ സ്വതന്ത്രമായി നിലനിൽക്കുന്നതിനാൽ അവ മായ്ക്കുന്നത് പഴയ അക്കൗണ്ടിനെ ബാധിച്ചില്ല. അതിനാൽ, പഴയ അക്കൗണ്ട് ലേബലിനുള്ളിലെ സംഭാഷണങ്ങൾ ഞാൻ തിരഞ്ഞെടുത്ത് ക്ലീൻ ചെയ്തു.

കാര്യങ്ങൾ എളുപ്പമല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾ ഒരു ഫിൽട്ടർ നിർമ്മിക്കേണ്ടി വന്നേക്കാം. ജിമെയിൽ വെബ് ആപ്പിൽ, Settings > Filters and Blocked Addresses എന്നതിലേക്ക് പോവുക.

മാച്ചിംഗ് ഫീൽഡുകളിൽ ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റുകളുടെ പൊതുവായ സ്വഭാവം നൽകുക. ഉദാഹരണത്തിന്, ‘From’ ഫീൽഡിൽ “Jane Doe” എന്ന് നൽകുന്നത് ആ അയച്ച ആളിൽ നിന്നുള്ള ഓരോ സന്ദേശവും കാണിക്കും.

‘Create filter’ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, തുടർന്ന് ഇൻബോക്സ് ഒഴിവാക്കുക, വായിച്ചതായി അടയാളപ്പെടുത്തുക, ലേബൽ പ്രയോഗിക്കുക, ഫോർവേഡ് ചെയ്യുക, ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക എന്നിവയും അതിലേറെയും ചെയ്യാൻ ജിമെയിൽ നിങ്ങളോട് ആവശ്യപ്പെടും. ഇൻബോക്സിലെ മാച്ച് ചെയ്യുന്ന ഇമെയിലുകൾ ക്ലീൻ ചെയ്യാൻ താഴെയുള്ള ‘Delete it’, ഒപ്പം ‘Also apply filter to matching conversations’ എന്നിവ ടിക്ക് ചെയ്യുക.

നിർഭാഗ്യവശാൽ, ആൻഡ്രോയിഡ് ആപ്പിനുള്ളിൽ സ്ഥിരമായ ഓട്ടോമാറ്റിക് ഫിൽട്ടർ നിയമങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയില്ല. എന്നാൽ ഇമെയിലുകൾ വേഗത്തിൽ കണ്ടെത്താൻ നിങ്ങൾക്ക് സെർച്ച് ഫിൽട്ടറുകൾ ഉപയോഗിക്കാം.

ഗൂഗിളിന്റെ 15GB ഷെയേർഡ് സ്റ്റോറേജ് വലിയൊരു പരിമിതിയാണ്. സ്റ്റോറേജ് ടെറാബൈറ്റുകളിലേക്ക് വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിന് പണം നൽകുന്ന ഒരാളേക്കാൾ കൂടുതൽ തവണ നിങ്ങളുടെ ജിമെയിൽ, ഗൂഗിൾ ഡ്രൈവ്, ഗൂഗിൾ ഫോട്ടോസ് എന്നിവ പരിശോധിക്കേണ്ടി വരും.

നിങ്ങൾ ശ്രദ്ധിച്ചില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ നിങ്ങൾ വാങ്ങേണ്ടി വരും. ഭാഗ്യവശാൽ, പ്രതിവർഷം $250 ഡോളർ വിലമതിക്കുന്ന സ്റ്റുഡന്റ് എഐ പ്ലാനിന്റെ സൗജന്യ ട്രയലിലൂടെ ഞാൻ എളുപ്പവഴി പഠിച്ചു.

ഇത് 2TB സ്റ്റോറേജ് വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു, എന്നിരുന്നാലും ഞാൻ 20GB സ്ഥലം പോലും പൂർണ്ണമായി ഉപയോഗിച്ചിട്ടില്ല. ക്ലൗഡ് സ്റ്റോറേജ് സബ്‌സ്‌ക്രിപ്ഷനുകൾ ഒഴിവാക്കി സ്വന്തമായി ഒരു ലോക്കൽ ഹബ് നിർമ്മിക്കുന്നത് അർഹതയുള്ള സേവനങ്ങൾക്കായി പണം ലാഭിക്കാൻ എന്നെ സഹായിച്ചു.